Jako pisarz często muszę współpracować z innymi pisarzami lub redaktorami podczas pisania książki. Z uwagi na to potrzebne jest aby mój edytor tekstu posiadał narzędzia umożliwiające współpracę. LibreOffice oferuje takie narzędzia dla pisarzy, redaktorów, studentów albo nauczycieli. Te narzędzia to zmiany i komentarze, które czynią współpracę w ramach LibreOffice Writer znacznie łatwiejszą.
Nie myśl, że te narzędzia są dobre jedynie do współpracy. Jeśli chcesz mieć kontrolę wersji, zobaczyć jak twój dokument ewoluuje i rozwija się lub jeśli musisz przechowywać notatki w ramach swojego dokumentu, również możesz je wykorzystać. Jak je wykorzystać? Zanurzmy się w tym i doświadczmy pracy z narzędziami do współpracy w LibreOffice.
Zmiany
Śledzenie zmian dokumentu od pisarza do pisarza, pisarza do redaktora, ucznia do nauczyciela, itd. jest bardzo ważne gdyż dzięki temu można zobaczyć jak dokument się zmieniał. Z funkcją zmiany w LibreOffice możesz nie tylko zobaczyć zmiany, ale również zaakceptować lub odrzucić.
Funkcja zmiany działa następująco:
- Oryginalny autor tworzy swój dokument i przekazuje go do swojego redaktora.
- Redaktor włącza rejestrowanie zmian i edytuje dokument.
- Kiedy redaktor naniesie zmiany, usunięty lub edytowany tekst zostanie oznaczony przekreśloną czcionką innego koloru. Dodany tekst pojawi się jako czcionka innego koloru z podkreśleniem.
- Redaktor odsyła przejrzany dokument z powrotem do pisarza.
- Autor dokumentu przechodzi przez zmiany akceptując je lub odrzucając.
- Jeśli to konieczne, autor zwraca dokument do redaktora w celu naniesienia ostatecznych poprawek.
Rys. 1 Przykładowy wygląd zmian
Jak widać, proces ten jest prosty. W jaki sposób włączyć te funkcje i z nich korzystać? Spójrzmy na to…
Pierwszy krok w tym procesie (w odniesieniu do funkcji zmian) następuje, gdy dokument dotrze do redaktora. W tym momencie redaktor musi włączyć rejestrowanie zmian. Aby to zrobić redaktor otwiera dokument i klika Edytuj → Zmiany → Rejestruj. Żadne zaznaczenia nie będą widoczne dopóki redaktor nie dokona zmian w dokumencie.
Teraz kiedy redaktor naniesie zmiany w dokumencie będą one zaznaczone tak jak widzisz na Rys. 1.
Edytowany tekst zmienia kolor na czerwony i jest przekreślony. Dodany tekst ma kolor karmazynowy i zostaje podkreślony. Te kolory i formatowanie sprawiają, że zmiany stają się bardziej widoczne.
Redaktor nie musi robić nic specjalnego, aby zmiany były widoczne. Tak jest dopóki ktoś nie zaakceptuje lub odrzuci naniesionych zmian, żadne dodatkowe działania nie są konieczne.
Akceptowanie/Odrzucanie zmian
Po zakończeniu procesu edycji dokumentu ktoś będzie musiał do niego wrócić i zaakceptować lub odrzucić zmiany. Ten proces jest tak samo prosty jak robienie zmian. Kiedy autor lub redaktor zobaczy zmiany i chce je zatwierdzić lub odrzucić, wszystko co trzeba zrobić to kliknąć prawym klawiszem myszy na zmianie i wybrać Zaakceptuj zmianę lub Odrzuć zmianę. Jeśli zmiana jest akceptowana nastąpi (zależnie od typu akceptowanej zmiany):
- Usuwany tekst zniknie.
- Dodawany tekst będzie wyglądał tak jak standardowy tekst w dokumencie.
Jeśli zmiana zostanie odrzucona nastąpi (zależnie od rodzaju odrzucanej zmiany):
- Usuwany tekst zostanie przywrócony jako normalny tekst w dokumencie
- Dodany tekst zostanie usunięty
Opcje funkcji zmiany
Na Rys. 1 zobaczysz, że kolory nie wyglądają tak jak kolory w twoich ustawieniach LibreOffice. Dzieje się tak dlatego, że ja zmieniłem moje kolory, aby bardziej pasowały do moich potrzeb. Możesz łatwo je zmienić zmienić w oknie opcji LibreOffice. Aby to zrobić kliknij Narzędzia → Opcje, tam rozwiń sekcję LibreOffice Writer i kliknij na Zmiany (zobacz Rys. 2).
Rys. 2 Opcje – LibreOffice Writer – Zmiany
Możesz zmienić zarówno kolor jak i atrybuty. Radzę jednak zostawić atrybuty w standardowym ustawieniu, zgodnie z przyjętym w branży standardem.
Standardowo każdy z kolorów ustawiony jest na „Według autora”. Jest to bardzo poręczne w przypadku, gdy każdy autor (użytkownik) otwierający dokument ustawia inny kolor. Jeśli każdy autor ustawia swój własny kolor, możliwe jest, że dwoje lub więcej współpracowników użyje tego samego koloru. Nie nastąpi to gdy każdy współpracownik ustawi kolor na „Według autora”. Jeśli korzystasz z funkcji zmian na własny użytek (i nikt inny nie będzie przeglądał tego dokumentu) możesz zmienić kolory jak chcesz.
Komentarze LibreOffice
Rys. 3 Komentarz
Komentarze LibreOffice to świetny sposób na robienie notatek do fragmentów dokumentu. To pozwala współpracownikom na zadawanie pytań i/lub odpowiadanie na pytania. LibreOffice poszedł za nowoczesnymi biurowymi pakietami (np. MS Office i OpenOffice) i przeniósł komentarze na margines dokumentu. Teraz dodane komentarze pokazują się na boku i nie kolidują z właściwym tekstem dokumentu.
Aby dodać komentarz do dokumentu wykonaj następujące kroki:
- Ustaw kursor w miejscu, w którym chcesz dodać komentarz (lub zaznacz fragment do którego ma się on odnosić).
- Kliknij Wstaw → Komentuj lub naciśnij Ctrl-Alt-N i nowy blok komentarza pojawi się na prawym marginesie dokumentu (zobacz Rys. 3).
- Wpisz swój komentarz w nowo powstałym bloku.
Komentarze LibreOffice automatycznie dodają do komentarza autora i datę utworzenia w celu łatwego ich śledzenia.
W bloku komentarza znajduje się przycisk rozwijający menu. To menu pozwala na usunięcie komentarza. Kiedy klikniesz na ten przycisk wyświetlą się trzy opcje:
- Usuń komentarz.
- Usuń wszystkie komentarze autorstwa AUTOR (gdzie AUTOR to nazwa danego autora).
- Usuń wszystkie komentarze.
Formatowanie komentarzy
Jeśli będzie Ci (lub któremuś z twoich współpracowników) potrzebna możliwość formatowania tekstu komentarza. Masz ograniczoną liczbę opcji:
- Wytłuszczenie
- PodkreśleniePrzekreślenieKursywa
Formatowanie tekstu komentarza jest podobne do formatowania tekstu w dokumencie.
- Zaznacz tekst w komentarzu, który chcesz sformatować.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy zaznaczony tekst.
- Wybierz potrzebną opcje formatowania.
Możesz użyć formatowania w komentarzach, aby zilustrować problem z formatowaniem dokumentu.
Podsumowanie
Współpraca przy pracy nad dokumentem była by znacznie trudniejsza bez tych narzędzi. Jeśli często dzielisz obowiązek redagowania dokumentów i nie zacząłeś ich używać – zacznij teraz. Będziesz zdumiony o ile funkcje zmiany i komentarzy w LibreOffice ułatwią Ci pracę.
Powyższy tekst jest tłumaczeniem artykułu Collaborate Using LibreOffice Writer Changes and Comments
